ไปทำความรู้จักกับอีกหนึ่งการใช้งานที่เป็นข้อดีและจุดเด่นของการจัดเก็บข้อมูลใน WeCloud นั่นก็คือ การแชร์ไฟล์ให้กับผู้อื่นสามารถใช้งานร่วมกัน
การแชร์ของ WeCloud มี 2 แบบคือ…

  • การแชร์แบบ Public Link เป็นการแชร์ไฟล์ให้กับผู้อื่นที่ไม่มีแอ็กเคาต์หรือไม่ได้ใช้บริการ WeCloud
  • การแชร์แบบ Privately เป็นการแชร์ไฟล์ให้กับผู้ที่มีแอ็กเคาต์หรือใช้บริการ WeCloud
ในครั้งนี้จะขอแนะนำการแชร์ไฟล์แบบ Privately ให้ได้ทราบกันก่อนว่ามีวิธีการอย่างไร สำหรับการใช้งาน WeCloud แบบ Admin หรือการใช้งานสำหรับหน่วยงานหรือองค์กรที่มีการจัดสรรพื้นที่ WeCloud ให้กับฝ่ายต่างๆ ภายในองค์กรตลอดจนสร้างแอ็กเคาต์ให้กับพนักงานของแต่ละฝ่าย ไม่ว่าจะเป็นการแชร์ระหว่างพนักงานฝ่ายเดียวกันเองหรือระหว่างฝ่ายก็ตาม สามารถที่จะใช้การแชร์แบบ Privately นี้ได้เลย
รวมถึงผู้ใช้งานทั่วไปด้วย หากผู้ที่ต้องการแชร์ไฟล์ไปให้เป็นผู้ที่มีแอ็กเคาต์หรือใช้บริการ WeCloud เพียงระบุอีเมลของผู้ใช้งานคนดังกล่าวที่ใช้ลงทะเบียนกับ WeCloud ก็สามารถแชร์และใช้ไฟล์ร่วมกันได้เช่นกัน
ก่อนอื่นต้องทราบก่อนว่าการแชร์แบบ Privately ต้องแชร์ทั้งโฟลเดอร์ จะไม่สามารถแชร์เฉพาะไฟล์ใดไฟล์หนึ่งได้ ดังนั้นผู้ที่ได้รับการแชร์จะเห็นไฟล์ที่อยู่ในโฟลเดอร์ทั้งหมด เพื่อความเป็นส่วนตัวและเพื่อให้ผู้ที่เราแชร์ไฟล์ไปให้เห็นเฉพาะไฟล์ที่ต้องการเท่านั้น ควรสร้างโฟลเดอร์เพื่อการแชร์และใช้งานกับผู้อื่นขึ้นมาเพื่อใช้ในการจัดเก็บไฟล์ที่จะใช้ในการแชร์โดยเฉพาะ (โฟลเดอร์ที่ใช้ในการแชร์ไม่จำกัดว่าจะต้องมีโฟลเดอร์เดียวเท่านั้น สร้างได้หลายโฟลเดอร์)
หมายเหตุ : หากต้องการแชร์เฉพาะไฟล์ใดไฟล์หนึ่งเป็นครั้งคราวเพื่อความสะดวกอาจใช้การแชร์แบบ Public
เมื่อต้องการแชร์โฟลเดอร์ใดแบบ Privately ให้ไปที่เมนู All Folders จากนั้น…

  • คลิก Check Box หน้าโฟลเดอร์ที่ต้องการแชร์ > คลิกปุ่ม Folder Options > คลิกคำสั่ง Share Privately หรือ…
  • คลิกที่ไอคอน Folder Options info ด้านหลังโฟลเดอร์ > คลิกคำสั่ง Share Privately ก็ได้เหมือนกัน
wecloud29
จะมีหน้าต่าง Share Folder ปราฏขึ้นมา ให้กรอกข้อมูลต่างๆ ดังนี้

  • Add emails… : อีเมลแอดเดรสซึ่งเป็นแอ็กเคาต์ WeCloud ของผู้ที่ต้องการแชร์ไฟล์ไปให้
  • Message… : ข้อความถึงผู้ที่จะแชร์ไฟล์ไปให้
  • Permission : มี 2 เงื่อนไขคือ…
» Download Only กำหนดให้ผู้ที่รับการแชร์สามารถดาวน์โหลดไฟล์ได้เท่านั้น
» Upload, Update and Delete File กำหนดให้ผู้ที่รับการแชร์สามารถอัปโหลดไฟล์ แก้ไข และลบไฟล์ในโฟลเดอร์ได้
เมื่อกรอกข้อมูลพร้อมทั้งกำหนดเงื่อนไขในการเข้าถึงโฟลเดอร์เรียบร้อยแล้ว ให้คลิกปุ่ม Share
wecloud30
การแชร์ไฟล์แบบ Privately นอกจากเรื่องของความเป็นส่วนตัวที่เฉพาะเจาะจงได้ว่าต้องการแชร์ไฟล์ให้ใคร ยังช่วยให้การทำงานร่วมกับผู้อื่นในกรณีที่มีไฟล์จำนวนมากมีความสะดวกมากขึ้นอีกด้วย ไม่เกิดความสับสนเหมือนกับการรับ-ส่งไฟล์ผ่านอีเมล ไม่เพียงเท่านั้นการแชร์ไฟล์แบบ Privately ผู้ใช้งานทั้ง 2 ฝ่ายยังสามารถโต้ตอบหรือแสดงความเห็นร่วมกันได้ในไฟล์ใดๆ ผ่านการ Comment
การแชร์ไฟล์แบบ Privately [ตอนที่ 1] เงื่อนไขการแชร์และการตั้งค่า Permission
Click image to preview
Download Now